Діловод

Номер профстандарту:07.002

Зразок посадової інструкції складено з урахуванням профстандарту:

Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією

Завантажити PDF

1. Загальні положення

1.1. Діловод відноситься до категорії фахівців.

1.2. На посаду діловода приймається особа, яка має:

1. середня професійна освіта за програмами підготовки фахівців середньої ланки; додаткова професійна освіта за спеціальними програмами;

1.3. Діловод повинен знати:

1. структуру організації; керівництво структурних підрозділів;
2. сучасні інформаційні технології роботи із документами;
3. порядок роботи із документами;
4. схеми документообігу;
5. правила роботи з вхідними, вихідними та внутрішніми документами;
6. правила організації та форми контролю за виконанням документів в організації;
7. типові терміни виконання документів;
8. принципи роботи із терміновою картотекою;
9. призначення та технологія поточного та попереджувального контролю;
10. правила складання аналітичних довідок щодо організації роботи з документами та контролю виконання документів;
11. правила документаційного забезпечення діяльності організації;
12. види документів, їхнє призначення;
13. вимоги до документів відповідно до нормативних актів та державних стандартів;
14. правила складання та оформлення інформаційно-довідкових, організаційних, управлінських документів;
15. правила створення та ведення баз даних службових документів в організації;
16. системи електронного документообігу;
17. правила та терміни відправлення вихідних документів;
18. вимоги охорони праці;
19. нормативні правові акти, нормативно-методичні документи, державні стандарти, які визначають порядок документаційного забезпечення управління;
20. види номенклатур, загальні вимоги до номенклатури, методика її складання та оформлення;
21. правила погодження номенклатури справ із відомчими архівами та експертною комісією;
22. порядок формування та оформлення справ, специфіка формування окремих категорій справ;
23. правила зберігання справ, зокрема з документами обмеженого доступу;
24. правила видачі та використання документів зі сформованих справ;
25. критерії поділу документів на групи відповідно до цінності інформації, що міститься в них;
26. порядок використання типових чи відомчих переліків документів, визначення термінів зберігання у процесі експертизи цінності документів;
27. порядок створення, організації та документування роботи експертної комісії;
28. правила складання та затвердження протоколу роботи експертної комісії;
29. правила складання та затвердження акта про виділення документів, що не підлягають зберіганню;
30. правила технічної обробки та повного оформлення справ постійного та тимчасового термінів зберігання;
31. правила складання опису справ постійного та тимчасового термінів зберігання відповідно до чинних нормативно-методичних документів;
32. правила передачі в архів організації;
33. ……… (інші документи, матеріали тощо)

1.4. Діловод повинен вміти:

1. працювати з усією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів організації;
2. користуватися базами даних, у тому числі віддаленими;
3. користуватися довідково-правовими системами;
4. користуватися автоматизованими системами обліку, реєстрації, контролю та інформаційно-довідковими системами під час роботи з документами організації;
5. застосовувати сучасні інформаційно-комунікаційні технології для роботи з документами, у тому числі для її оптимізації та підвищення ефективності;
6. організовувати роботу з обліку, зберігання та передачі у відповідний структурний підрозділ документів поточного діловодства;
7. здійснювати методичне керівництво діловодством в організації, контролювати правильне формування, зберігання та здавання справ до архіву;
8. розробляти номенклатуру справ структурного підрозділу;
9. використовувати номенклатуру справ щодо структури організації, складанні описів справ;
10. організовувати роботу з формування справ відповідно до затвердженої номенклатури справ організації;
11. правильно та своєчасно формувати документи у відносинах з урахуванням їхньої специфіки;
12. систематизувати документи усередині справи;
13. забезпечувати безпеку та захист документів організації;
14. користуватися переліками документів та аналізувати фактичний зміст наявних у справі документів щодо термінів їх зберігання;
15. оформляти документи експертної комісії;
16. оформляти обкладинки справ постійного та тимчасового термінів зберігання відповідно до вимог державних стандартів;
17. провадити хронологічно-структурну систематизацію справ;
18. здійснювати технічну обробку та повне оформлення справ постійного та тимчасового термінів зберігання;
19. складати опис справ постійного та тимчасового термінів зберігання відповідно до чинних нормативно-методичних документів;
20. ……… (інші навички та вміння)

1.5. Діловод у своїй діяльності керується:

1. ……… (найменування установчого документа)
2. Положення про ……… (найменування структурного підрозділу)
3. справжньою посадовою інструкцією;
4. ……… (найменування локальних нормативних актів, що регламентують трудові функції за посадою)

1.6. Діловод підпорядковується безпосередньо ……… (найменування посади керівника)

1.7. ……… (інші загальні положення)

2. Трудові функції

2.1. Документаційне забезпечення діяльності організації:

1. організація роботи із документами;
2. організація поточного зберігання документів;
3. організація обробки справ наступного зберігання.

2.2. ……… (інші функції)

3. Посадові обов'язки

3.1. Діловод виконує такі обов'язки:

3.1.1. В рамках трудової функції організація роботи з документами:

1. здійснює прийом та первинну обробку вхідних документів;
2. здійснює попередній розгляд та сортування документів на реєстровані та не реєстровані;
3. здійснює підготовку вхідних документів на розгляд керівником;
4. здійснює реєстрацію вхідних документів;
5. здійснює організацію доставки документів виконавцям;
6. виконує ведення бази даних документів організації;
7. виконує ведення інформаційно-довідкової роботи;
8. здійснює обробку та відправлення вихідних документів;
9. організацію роботи з реєстрації, обліку, зберігання та передачі у відповідні структурні підрозділи документів поточного діловодства;
10. здійснює контроль за виконанням документів в організації;

3.1.2. У рамках трудової функції організація поточного зберігання документів:

1. здійснює розробку номенклатури справ організації;
2. проводить перевірку правильності оформлення документів та проводить відмітки про їх виконання перед формуванням у справу для подальшого зберігання;
3. здійснює формулювання заголовків справ та визначення термінів їх зберігання;
4. проводить формування справ;
5. виконує контроль правильного та своєчасного розподілу та підшивки документів у справи;

3.1.3. В рамках трудової функції організація обробки справ для подальшого зберігання:

1. проводить перевірку строків зберігання документів, складання протоколу роботи експертної комісії з підготовки документів до зберігання, акта про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
2. складає внутрішній опис справ для особливо цінних документів;
3. провадить оформлення справ постійного, довготривалого термінів зберігання;
4. здійснює оформлення обкладинки справ постійного, довготривалого термінів зберігання;
5. складає опис справ постійного, довгострокового термінів зберігання;
6. здійснює передачу справ до архіву організації;

3.1.4. У межах своїх трудових функцій виконує доручення свого безпосереднього керівника.

3.1.5. ……… (інші обов'язки)

3.2. ……… (інші положення про посадові обов'язки)

4. Права

Діловод має право:

4.1. Брати участь в обговоренні проектів рішень, у нарадах щодо їх підготовки та виконання.

4.2. Запитувати у безпосереднього керівника роз'яснення та уточнення за даними дорученнями, виданими завданням.

4.3. Запитувати за дорученням безпосереднього керівника та отримувати від інших працівників організації необхідну інформацію, документи, необхідні для виконання доручення.

4.4. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва, що стосуються виконуваної ним функції, з документами, що визначають його права та обов'язки з посади, критерії оцінки якості виконання своїх трудових функцій.

4.5. Вносити на розгляд свого безпосереднього керівника пропозиції щодо організації праці у межах своїх трудових функцій.

4.6. Брати участь в обговоренні питань, що стосуються виконуваних посадових обов'язків.

4.7. ……… (інші права)

5. Відповідальність

5.1. Діловод притягується до відповідальності:

• за неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України;
• за правопорушення та злочини, скоєні у процесі своєї трудової діяльності, - у порядку, встановленому чинним адміністративним та кримінальним законодавством України;
• за заподіяння шкоди організації - у порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України.

5.2. ……… (інші положення про відповідальність)

6. Заключні положення

6.1. Цю посадову інструкцію розроблено на основі Професійного стандарту "Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією", затвердженого Наказом Міністерства праці та соціального захисту української Федерації від 6 травня 2015 р. N 276н, з урахуванням ……… (реквізити локальних нормативних актів організації)

6.2. Ознайомлення працівника із справжньою посадовою інструкцією здійснюється при прийомі на роботу (до підписання трудового договору).

Факт ознайомлення працівника з цією посадовою інструкцією підтверджується ……… (підписом у листі ознайомлення, що є невід'ємною частиною цієї інструкції (у журналі ознайомлення з посадовими інструкціями); в примірнику посадової інструкції, що зберігається у роботодавця; іншим способом)

6.3. ……… (інші заключні положення).