Фахівець з кадрового діловодства

Номер профстандарту:07.003

Зразок посадової інструкції складено з урахуванням профстандарту:

Фахівець із управління персоналом

Завантажити PDF

1. Загальні положення

1.1. На посаду спеціаліста з кадрового діловодства приймається особа:

1. має середню професійну освіту за програмами підготовки фахівців середньої ланки;
2. має додаткову професійну освіту за програмами професійної перепідготовки, програмами підвищення кваліфікації.

1.2. Фахівець з кадрового діловодства повинен знати:

1. нормативні правові акти України, що регулюють права та обов'язки державних органів, професійних спілок та інших представницьких органів працівників щодо надання облікової документації;
2. законодавство України щодо персональних даних;
3. порядок оформлення, ведення та зберігання документів з персоналу;
4. порядок обліку руху кадрів та складання встановленої звітності;
5. основи документообігу та документаційного забезпечення;
6. технології, методи та методики проведення аналізу та систематизації документів та інформації;
7. порядок розрахунку стажу, пільг, компенсацій, оформлення пенсій працівникам;
8. структуру організації;
9. основи архівного законодавства та нормативні правові акти України в частині ведення документації з персоналу;
10. локальні нормативні акти організації, що регулюють порядок оформлення розпорядчих та організаційних документів щодо персоналу;
11. норми етики та ділового спілкування;
12. базові основи інформатики, структурна побудова інформаційних систем та особливості роботи з ними;
13. трудове законодавство та інші акти, що містять норми трудового права;
14. правила внутрішнього трудового розпорядку;
15. вимоги охорони праці та правила пожежної безпеки;
16. ……… (інші вимоги до необхідних знань)

1.3. Фахівець з кадрового діловодства повинен вміти:

1. розробляти проекти організаційних та розпорядчих документів щодо персоналу;
2. оформляти кадрові документи відповідно до вимог трудового законодавства України та локальних нормативних актів організації;
3. вести облік та реєстрацію документів в інформаційних системах та на матеріальних носіях;
4. організовувати зберігання документів відповідно до вимог трудового, архівного законодавства України та локальних нормативних актів організації;
5. аналізувати кадрові документи та переносити інформацію до баз даних і звітів;
6. виявляти помилки, неточності, виправлення та недостовірну інформацію у документах, визначати легітимність документів;
7. працювати з інформаційними системами та базами даних щодо ведення статистичної та звітної інформації з персоналу;
8. розробляти проекти кадрових документів;
9. розробляти план коригування встановленого порядку оформлення документів з персоналу та реалізовувати прийняті зміни;
10. контролювати присутність працівників на робочому місці;
11. оформляти облікові документи, що подаються до державних органів, професійних спілок та інших представницьких органів працівників;
12. аналізувати правила, процедури та порядок, що регулюють права та обов'язки державних органів та організації з питань обміну документацією з персоналу;
13. вести ділове листування;
14. дотримуватись норм етики ділового спілкування;
15. ……… (інші навички та вміння)

1.4. Фахівець з кадрового діловодства у своїй діяльності керується:

1. ……… (найменування установчого документа)
2. Положення про ……… (найменування структурного підрозділу)
3. справжньою посадовою інструкцією;
4. ……… (найменування локальних нормативних актів, що регламентують трудові функції за посадою)

1.5. Фахівець з кадрового діловодства підпорядковується безпосередньо ……… (найменування посади керівника)

1.6. ……… (інші загальні положення)

2. Трудові функції

2.1. Документаційне забезпечення роботи з персоналом:

1. ведення організаційної та розпорядчої документації з персоналу;
2. ведення документації з обліку та руху кадрів;
3. адміністрування процесів та документообігу з обліку та руху кадрів, подання документів з персоналу до державних органів.

2.2. ……… (інші функції)

3. Посадові обов'язки

3.1. Фахівець з кадрового діловодства виконує такі обов'язки:

3.1.1. У межах трудової функції, зазначеної у пп. 1 п. 2.1 цієї посадової інструкції:

1. здійснює обробку та аналіз документації, що надходить з персоналу;
2. розробляє та оформляє документацію з персоналу (первинну, облікову, планову, із соціального забезпечення, організаційну, розпорядчу);
3. здійснює реєстрацію, облік та поточне зберігання організаційної та розпорядчої документації з персоналу.

3.1.2. У межах трудової функції, зазначеної у пп. 2 п. 2.1 цієї посадової інструкції:

1. здійснює підготовку проектів документів щодо процедур управління персоналом, обліку та руху персоналу;
2. здійснює організацію системи руху документів із персоналу;
3. проводить збирання та перевірку особистих документів працівників;
4. здійснює підготовку та оформлення на запит працівників та посадових осіб копій, виписок з кадрових документів, довідок, інформації про стаж, пільги, гарантії, компенсації та інших відомостей про працівників;
5. видає працівникові кадрові документи про його трудову діяльність;
6. доводить до відома персоналу організаційні, розпорядчі та кадрові документи організації;
7. веде облік робочого дня працівників;
8. здійснює реєстрацію, облік, оперативне зберігання документів з персоналу, підготовку до здачі в архів.

3.1.3. У межах трудової функції, зазначеної у пп. 3 п. 2.1 цієї посадової інструкції:

1. здійснює організацію документообігу з обліку та руху кадрів;
2. здійснює організацію документообігу за поданням документів з персоналу до державних органів;
3. виконує постановку на облік організації у державних органах;
4. здійснює підготовку:
   • на запит державних органів, професійних спілок та інших представницьких органів працівників оригіналів, виписок, копій документів;
   • повідомлень, звітної та статистичної інформації з персоналу;
   • інформації про укладення трудового чи цивільно-правового договору на виконання робіт (надання послуг) з громадянином, який заміщав посади державної чи муніципальної служби, перелік яких встановлюється нормативними правовими актами України.

3.1.4. В межах своїх трудових функцій виконує доручення свого безпосереднього керівника.

3.1.5. ……… (інші обов'язки)

3.2. ……… (інші положення про посадові обов'язки)

4. Права

4.1 Фахівець з кадрового діловодства має право:

1. Брати участь в обговоренні проектів рішень, нарадах щодо їх підготовки та виконання.
2. Запитувати у безпосереднього керівника роз'яснення та уточнення за даними дорученнями, виданими завданням.
3. Запитувати за дорученням безпосереднього керівника та отримувати від інших працівників організації потрібну інформацію, документи, необхідні для виконання доручення.
4. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва, що стосуються виконуваної ним функції, з документами, що визначають його права та обов'язки з посади, критерії оцінки якості виконання своїх трудових функцій.
5. Вносити на розгляд свого безпосереднього керівника пропозиції щодо організації праці в межах своїх трудових функцій.
6. Брати участь в обговоренні питань, що стосуються виконуваних посадових обов'язків.
7. ……… (інші права)

5. Відповідальність

5.1. Фахівець з кадрового діловодства залучається до відповідальності:

• за неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України, законодавством про бухгалтерський облік;
• за правопорушення та злочини, скоєні в процесі своєї діяльності, - в порядку, встановленому чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України;
• за заподіяння шкоди організації - в порядку, встановленому чинним трудовим законодавством України.

5.2. ……… (інші положення про відповідальність)

6. Заключні положення

6.1. Ця посадова інструкція розроблена на основі Професійного стандарту "Спеціаліст з управління персоналом", затвердженого Наказом Мінпраці України від 06.10.2015 N 691н, з урахуванням ……… (реквізити локальних нормативних актів організації)

6.2. Ознайомлення працівника із справжньою посадовою інструкцією здійснюється при прийомі на роботу (до підписання трудового договору). Факт ознайомлення працівника з цією посадовою інструкцією підтверджується ……… (підписом у листі ознайомлення, що є невід'ємною частиною цієї інструкції (у журналі ознайомлення з посадовими інструкціями); в екземплярі посадової інструкції, що зберігається у роботодавця; іншим способом)

6.3. ……… (інші заключні положення)